Close

25.10.2018

Než pošleš e-mail, zamysli se

Než pošleš e-mail, zamysli se

Přibývají jako houby po dešti. E-maily. Denně nám jich ve schránce přistane od 20 do 80. Když člověk není zrovna v práci a k mailům se dostane po dvou či pěti dnech, někdy není v jeho silách vše projít. Než tedy odešlete e-mail, zamyslete se nad tím, co v něm posíláte. Dá se informace předat jinak? Třeba telefonicky nebo osobně? Je zapotřebí odpovídat všem, kteří jsou v kopii?

Dnešní doba se vyznačuje zahlceností ve všech směrech. Abychom se nezbláznili, musíme hledat způsoby, jak z toho ven. Proto se například k revizím a připomínkám dokumentů využívají různé sdílené dokumenty, nejznámější a nejvyužívanější jsou Google dokumenty. Přehledně a v jednom dokumentu vidíte historii změn a kolegové vám nezahlcují schránku svými komentáři o jedné větě. Stejně tak lze pohodlně editovat a připomínkovat pdf dokumenty. Místo složitého popisu: ve druhém odstavci ve čtvrté větě vyměnit slovo A za slovo B, stačí do pdf dokumentu vložit lísteček s komentářem. Skvěle k tomu poslouží například Adobe Acrobat Reader.

Pro lepší orientaci v e-mailech pomůže také dobře popsaný obsah zprávy v políčku Předmět. V tom mě vycvičil můj skvělý kolega–grafik. Naučil mě, abych do předmětu vždy napsala název zakázky/klienta a poté obsah požadavku. Díky tomu máme lepší přehled a lépe se nám e-maily dohledávají.

Závěrem. Pokud si myslíte, že přeposláním e-mailu kolegovi se úkolu zbavíte, jste na omylu. Myslí si to většina. A to je to, že si posíláme a přeposíláme maily tak často a důkladně (raději to pošlu všem), že se nám kupí a hromadí v naší schránce a my se v nich ztrácíme. A projekty se nám posouvají, protože čekáme, až se k tomu všichni vyjádří.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *