Méně mailů? Používejte Google dokumenty

Vyrostli jsme na Wordu a Excelu. Většinu dokumentů, článků, textů píšeme ve Wordu. A když je to práce společná, tedy potřebujeme, aby kolegové doplnili, upravili a revidovali. Tak jim Word dokument pošleme e-mailem. A teď to přijde. Kolegové si musí přílohu stáhnout, uložit, otevřít a teprve mohou začít doplňovat. Pokud nepoužívají formu úprav jako revize, tedy, že každý zásah do textu je vidět, tak už nikdo nezjistí, jak původní dokument vypadal. Takto pracuje všech pět kolegů. A pak vám od nich přijde pět e-mailů, v každém je jeden dokument. A co teď? Který je ten finální?

Jednoduchým a efektivním řešením jsou Google dokumenty. Fungují online a umožňují v dokumentech pracovat s více lidmi současně, můžete komentovat, můžete sledovat změny, verze dokumentů, přidělovat práva (ke čtení, k editaci, atd). Existuje tedy jeden dokument, říkejme mu Google dokument.  Kolegům stačí jen poslat odkaz e-mailem. Oni na odkaz kliknou a mohou začít doplňovat, upravovat nebo komentovat. Vše na jednom místě. A dokonce vidíte, kdo jakou změnu a kdy udělal.

Výhodou je, že k těmto Google dokumentům máte přístup jak z počítače, tak z tabletu, tak z telefonu.

Příklad z mé praxe. S kolegy vytváříme obsah nového vydání novin, nebo firemního časopisu. Do společného Google dokumentu (v tomto případě je to Google tabulka) vpisujeme návrhy. Stejný dokument vidí šéfredaktor a může je upravit nebo okomentovat. Pracujeme s jedním dokumentem, který je stále aktuální a mají k němu kdykoliv odkudkoliv přístup ti, kteří to právo mají. A když si potřebuji ověřit, které téma mám zpracovat a nemám u sebe počítač, podívám se na telefonu.

S Google dokumenty pracují nejen studenti a učitelé, ale i velké firmy, projektové týmy, městské úřady a různé další organizace a instituce. Jednoduše proto, že to šetří čas a ulehčuje práci. A jak to děláte vy?